ما هو ال bookkeeping
هو عملية منظمة لتسجيل المعاملات (Transactions) المالية اليومية.
كل المؤسسات تحتاج أن تحتفظ ب ملفات (Records) لمعاملاتها المالية. ولذلك ال bookkeeping و ال bookkeepers مهمين. وهما في غاية الأهمية بالنسبة للمحاسب وللمحاسبة.
ما هي المحاسبة Accounting
هو العلم الذي يُستخدم لتوثيق وتفسير وتحليل النشاطات المالية ، ويكون من منطلق إعطاء استشارة مالية.
فالمحاسبة تهتم أكثر بتحليل البيانات وتفسيرها مع تدوينها. أما ال bookkeeping فيهتم بتدوين كل ما يحدث من الحركات المالية ليس فقط النقود ولكن البضاعة والديون والقروض والمستثمرين وغير ذلك. وبالتالي فإن كلا المجالين يكمل بعضهم بعضاً.
ويمكن القول أن كل ال bookkeeping محاسبي وليس كل ما هو محاسبي bookkeeping.
طرق المحاسبة
هناك طريقتين لتسجيل المعاملات:
- Cash Basis
- Accrual
طريقة ال Cash Basis Accounting هي الطريقة التي نقوم فيها بتدوين المعاملات فقط عندما تتحرك النقود، فنقوم بالتدوين عند استلام النقود أو عند صرف النقود .
ولكن ماذا إذا كانت المؤسسة تستخدم نظام القسط في المبيعات أو تأخذ مقدم مالي ثم باقي النقود فهذه الطريقة البسيطة وإن كانت مناسبة لمؤسسات الصغيرة المعتمده على المعاملات النقدية فقط ولكنها في معظم المؤسسات اليوم ستكون عائق لأنها لن تعطي تقارير صحيحة. وأيطاً هذه الطريقة في المحاسبة غير مسموح بها تحت نظام IFRS أو GAAP . نظام ال IFRS هو المعايير الدولية لتقارير المحاسبة المالية و GAAP هي المعايير الخاصة بالولايات المتحدة الأمريكية.
طريقة ال Accrual Accounting هي الطريقة التي نقوم فيها بتدوين المعاملات عن استحقاقها أو التعرض لها ، فالإيرادات تُسجل عند استحقاقها والمصاريف تسجل عند التعرض لها وليس بشرط أن تُدفع نقدياً عند هذه النقطة من الزمن.
فإذا اشتريت مكونات في شهر يناير وقمت ببيع المنتج في شهر فبراير فإنك في نظام ال Accrual لن تقوم بتسجيل مصروف أو خسارة في وقت الشراء لأنك قد قمت بدفع مال وقمت بالحصول على قيمة مقابله له وهي المكونات ولكنك ستقوم بتسجيل هذا المصروف مع الربح في شهر فبراير (شهر بيع المنتج) لأنك في هذا الوقت فعلاً قد تعرضت لخسارة المكونات وقمت بقبض ثمن المنتج فيُسجل هذا أيضاً في الربح كلُ ذلك في شهر فبراير.
مثال:
قمت بشراء مكونات بسبوسة في شهر يناير وقمت بخبزها وبيعها في شهر فبراير ولكن مشروعك التجاري يسمح بالدفع الآجل فمثلاً العميل قام بدفع الثمن في شهر مارس. وفي الجدول مقارنة بين وقت التدوين في النظامين ولنفترض أن ثمن المكونات 10 وثمن البيع 25.
| النظام | يناير (شهر شراء المقادير) | فبراير (شهر البيع) | مارس (شهر الدفع) |
| Cash Basis | 10 خسارة | 25 إيراد | |
| Accrual Basis | 25 ايراد 10 خسارة |
ما هي Assets و Liabilities و Equity
كل مؤسسة تجارية تحتوي على هذه الثلاثة اجزاء ويجب الحفاظ عليهم في توازن.
ال Assets هي كل ما تملكه المؤسسة مثل النقود و البضاعة والمباني والأراضي والمعدات والمركبات.
ال Liabilities هو كل ما تدينه الشركة للغير مثل فواتير للموردين والقروض البنكية وأرصدة العملاء المستحقة لهم.
ال Equity هي ملكية المساهمين في المؤسسة بناءً على نسبتهم في ملكية المؤسسة.
يجب أن تكون هذه الثلاث أجزاء الرئيسية متوازنة لأن ما تملكه الشركة يجب أن يكون عبارة عن مجموع ما تدينه مع ما يمتلكه المساهمين وتتلخص في المعادلة التالية :
Assets = Liabilities + Equity
ال Debits وال Credits
هذان المصطلحان يتم فهمهم بشكل خاطئ ، معظم الناس تظن أن ال Debits هي أموال يتم انتقاصها أو سحبها والCredits هي أموال تتم إضافتها للحساب البنكي وهذا هو المعنى العام الشائع للكلمتين.
ولكن في ال Bookkeeping يتم استخدام هذين الكلميتين لمعنى مختلف فيوجد نظام سائد في ال Bookkeeping وهو نظام ال Double-entry Bookkeeping وفي هذا النظام يتم تسجيل عمليتين لكل حركة مالية أولا عملية Debit وثانياً عملية Credit سواء كانت ال Debit إضافة أو حذف وال Credit إضافة أو حذف يعتمد على نوع الحساب الذي تتم فيه العملية المزيد من ذلك لاحقاً.
ال Chart Of Accounts COA
هو قائمة فيها كل الحسابات في المؤسسة التي يتم عليها أو تقوم بعمل حركات مالية مع نوع الحساب يعمل كالخريطة التي توضح الحركة العامة للمعاملات المالية.
ال General ledger
ال Ledger هو دفتر تقوم بتسجيل الحركات المالية (Transactions) فيه باستمرار.
ال General Ledger هو قاعدة بيانات (على الحاسب أو في الدفاتر) يتم تخزين فيها كل العمليات (Records) المحسابية وما يُعرف ب Journal Entries .
لمعرفة مكان ال Ledger في العمليات الحسابية دعونا ننظر إلى ال 8 خطوات الأساسية في المحاسبة :
مثال: إذا كان لديك مشروع تجاري لبيع المخبوزات فإنه سيكون لديك العديد من الدفاتر التي تقوم بالتوين فيها بشكل دوري كل ما يتم في الحسابات ، دفتر للنقدية ودفتر للمشتريات ودفتر للمخزون ودفتر للمستحقات ودفتر لممتلكات المشروع وغير ذلك. كل هذه الدفاتر تسمى Sub-ledgers .
وسيكون لديك أيضاً ال General Ledger وفيه كل الحسابات (Accounts) و General Entries. حيث أن الحسابات هي كل بند يكون تحته تعامل مالي مثل حساب النقدية وحساب البضاعة وحساب المرتبات والضرائب والمصاريف والإيرادات وغير ذلك.
باختصار ال General Ledger فيه ملخص للحسابات الموجود تفصيلها في ال Ledgers الخاصه بكل حساب على حده.
بعض المصطلحات الهامة:
| Wages (أجور) | هي النقدية التي يتقاضاها الموظفين مقابل عملهم غالباً محسوبة بالساعة أو اليوم أو الأسبوع. |
| Salaries (مرتبات) | هو مبلغ ثابت يدفع صاحب المؤسسة إلى الموظفين أسبوعياً أو شهرياً مقابل العمل وغير مقيد بعدد ساعات العمل وغالباً ما يتم التعبير عنه بالقيمة السنوية |
| Payroll | هو عملية قانونية مطلوبة تقوم بها المؤسسات عند دفع أجور الموظفين |
| Balance Sheet | هو “snapshot” أى مقطع من ال Assets , Liabilites , Equity للمؤسسة في نقطة زمنية معينة. ومن المفترض والمتوقع أنه يحقق المعادلة Assets = Liabilities + Equity |
| Income Statement | هي تقارير تلخص المعاملات المالية والتحويلات المالية للمؤسسة في مدة زمنية معينة. |
| Revenue | هي إجمالي الاموال التي تحصل عليها الشركة من بيع منتجاتها او طريقة أخرى تستخدمها الشركة لتحصيل الأموال. |
