أهمية ال COA (Chart Of Accounts)
هي قائمة بها كل الحسابات التي يتم التعامل معها من المؤسسة وهي بمثابة الخريطة التي توجهك إلى الجهة الصحيحة التي سيتم تسجيل فيها المعاملات المالية. ومع كل حساب وصف للحساب ونوع الحساب ونوع ال Transactions التي تتم على الحساب.
لاحظ أنه تكون هذه الخريطة أو القائمة مختلفة من مؤسسة إلى أخرى حيث لكل مؤسسه طريقة عملها ومعاملاتها.
يتم تنظيم ال COA حول ال Balance Sheet و Income Statement.
الحسابات المطلوبة في Balance Sheet هي :
1- Current Assets : يتضمن كل الحسابات التي تعبر عن ممتلكات الشركة و التي يُتوقع استخدامها في ال 12 شهر القادمين مثل النقود وال Accounts Receivable وال inventory
2- Long Term Assets : كل الحسابات التي تُعبر عن ممتلكات الشركة التي يكون استخدامها يزيد عن 12 شهر مثل المباني والأثاث والمعدات.
3- Current Liabilities : كل الحسابات التي تتبع الديون التي يجب على المؤسسة تسديدها في ال 12 شهر القادمين مثل ال Accounts Payable و الفوائد والديون.
4- Long Term Liabilities : كل الحسابات التي تتبع الديون التي يجب على المؤسسة تسددها في مدة تزيد عن 12 شهر مثل mortgages payable و bonds payable.
5- Equity : كل الحسابات التي تتبع المالكين للمؤسسة وأسهمهم في ممتلكات المؤسسة مثل الأموال التي استثمروها والأموال التي سحبوها من المؤسسة أو ربحوها وأي إيرادات تم إعادة استثمارها في المؤسسة.
سُمىَ ال Balance Sheet بهذا الإسم لأنه يتكون من ثلاث أصناف رئيسية من الحسابات وهي ال Assets و Liabilities و Equity ويجب على هذه الثلاثة أن تكون في حالة توازن (Balance).
الحسابات المطلوبة في Income Statements هي :
1- Revenue : حساب يتتبع كل دخل المؤسسة سواء من المبيعات أو من أى طريق آخر.
2- Cost of Goods Sold : حساب يتتبع كل التكاليف المباشرة في بيع المنتجات والخدمات التي تقدمها المؤسسة.
3- Expenses : يتضمن كل المصاريف المتعلقة بالمؤسسة والغير متعلقة في نفس الوقت ببيع المنتجات.
عندما تقوم بتصميم ال COA تقوم بوضع كل حسابات ال Assets و Liability و Equity و Revenue و Expense وهذه الحسابات تأتي وتفيد في مكانين balance sheet و income statement.
ليكن في اعتبارك أن هذه الحسابات ليست ثابته في كل مؤسسة أو كل عمل وأيضاً أحيانا ما ستقوم بتعديل هذه الحسابات أو حذف حساب منها أو إضافة حساب إليها كل عام لمزيد من التوضيح أو لسبب تغير نظام المؤسسة الخاصه به ولكن يُفضل عدم حذف حسابات حتى آخر العام الحسابي لتجنب الفوضى في دفاترك.
1- Current Assets
هي ال Assets التي تستخدمها المؤسسة ولن تكون موجودة بعد 12 شهر والحسابات التي تندرج تحت هذا المصطلح هي :
1- Cash in Checking: هذا هو الحساب الأساسي لأي مؤسسة وهو الحساب الأساسي الذي فيه يتم إيداع الإيرادات ويتم من خلاله دفع المصاريف إذاً هو حساب فيه نقود جاهزة للإستخدام لتلبية حاجات الشركة وقد يكون لبعض الشركات أكثر من حساب من هذا النوع أو حساب من هذا النوع لكل قسم في المؤسسة.
2- Cash in Savings: هذا الحساب يُستخدم للمال الفائض ، أي أموال لا يوجد خطة حالية أو واضحه لاستخدامها توضع في هذا الحساب.
3- Cash on Hand: يُستخدم لوضع المال الذي يوجد في متاجر البيع بالتجزئة (Retail stores) أو المتاجر الخاصة بالشركة عموماً أو الذي يوجد في المكاتب أو الأقسام للأستخدامات الضرورية وهو كل الأموال التي لا توجد تحت تصرف القسم الحسابي الرئيسي للمؤسسة.
4- Accounts Receivable: هي الأموال التي قامت الشركة بالحصول عليها بالبيع الآجل ولم تحصل على نقديتها بعد.
5- Inventory: هذا الحساب يقوم بتتبع البضاعة والمخزون الحالي أو قيمة هذه البضاعة.
6- Prepaid Insurance: في هذا الحساب نقوم بتتبع التأمين المدفوع قبل استخدامه مثل التأمين الذي دُفع من قبل المؤسسة لعام كامل فتقوم كل شهر بخصم قيمة الشهر الواحد من هذا الحساب وهكذا.
2- Long-term assets
هي ال Assets التي يُتوقع من المؤسسة استخدامها على مدار أكثر من عام والحسابات التي تندرج تحت هذا المصطلح هي :
1- Land: هي الأراضي التي تمتلكها المؤسسة قيمة هذه الأراضي تكون بناءً على ثمن شرائها ، توضع الأراضي في حساب منفصل عن قيمة أى مباني مبنية عليها حيث أن الأراضي لا يتم حساب Deprecation لها أما المباني فيتم ذلك.
2- Buildings: هذا الحساب يتتبع كل المباني التي تمتلكها المؤسسة وقيمة المباني مثل قيمة الأراضي تُحسب على سعر شرائها ولكن الفرق أنه سيتم عمل Deprecation للمباني وليس للأراضي.
3- Accumulated Depreciation – Buildings: هذا الحساب يتتبع قيمة ال Deprecation التراكمية للمباني.
4- Leasehold Improvements: هذا الحساب يتتبع قيمة التحسينات للمباني والأقسام الأخرى التي تقوم المؤسسة باستئجارها فضلاً عن شرائها. فعندما تقوم المؤسسة بإستئجار ملكية معينة فإن تكاليف تصليحها وتعميرها تكون على المؤسسة ومثل المباني فإن هذه التحسينات لها Deprecation .
5- Accumulated Depreciation – Leasehold Improvements: هذا الحساب يتتبع قيمة ال Deprecation التراكمية للتحسينات على الممتلكات المستئجرة.
6- Vehicles: هذا الحساب يتتبع السيارات والعربات والمركبات القيمة المبدئية لأى مركبة يكون بناءً على سعر شرائها وتجهيزها للخدمة وهذا الحساب له Deprecation.
7- Accumulated Depreciation – Vehicles: هذا الحساب يتتبع قيمة ال Deprecation التراكمية للمركبات التي تمتلكها الشركة.
8- Furniture and Fixtures: هذا الحساب يتتبع الأثاث والتجهيزات التي يتم شرائها لتجهيز مباني الشركة مثل المقاعد والمكاتب والأرفف بناءً على سعر شرائها وهذا الحساب له Deprecation.
9- Accumulated Depreciation – Furniture and Fixtures: هذا الحساب يتتبع قيمة ال Deprecation التراكمية للأثاث والتجهيزات التي تمتلكها الشركة.
10- Equipment: هذا الحساب يتتبع الأجهزة والمعدات التي تُستخدم لأكثر من عام في العمل مثل الحاسب الآلي والطابعات والأدوات وأجهزة النقود (الكاشير) وغيره بناءً على سعر الشراء وهذا الحساب له Deprecation.
11- Accumulated Depreciation – Equipment: هذا الحساب يتتبع قيمة ال Deprecation التراكمية للمعدات والأجهزة التي تمتلكها الشركة.
الحسابات القادمة هي حسابات طويلة الأمد ولكنها غير ملموسة ومع ذلك فهي أشياء تقدم قيمة مالية للمؤسسة مثل المصاريف المبدئية و برائات الإختراع وحقوق النشر وتسمى هذه ال Assets ب intangible assets.
11- Organization Costs: هذا الحساب يتتبع المبالغ المبدئية التي استخدمت لتنهض بالمشروع مثل المصاريف التي استخدمت للترخيص والرسومات الحكومية التي تدفع لأكثر من عام في أول إنشاء المؤسسة وهذا الحساب له طريقة لتتبعه مثل ال Deprecation ولكن اسمه amortization.
amortization: هو عملية منظمة لصرف مبلغ من intangible assets على مدار المدة المحددة لها.
12- Amortization – Organization Costs: هذا الحساب يتتبع قيمة ال amortization التراكمية للمبالغ المبدئية التي صرفت في أول إنشاء الشركة حتى المدة المحددة لها.
13- Patents: هذا الحساب يتتبع التكاليف المتعلقة ببرائات الإختراع التي تم الحصول عليها من الجهات الحكومية المختلفة وهذا الحساب له amortization.
14- Amortization – Patents: هذا الحساب يتتبع قيمة ال amortization التراكمية لبرائات الإختراع.
15- Copyrights: هذا الحساب يتتبع التكاليف المصروفة للحصول على حقوق النشر وهذا الحساب له amortization.
16- Goodwill: هذا الحساب يُستخدم في حالة أن المؤسسة اشترت مشروع آخر بأكثر من قيمة ال Assets التي يمتلكها المشروع الآخر والمبلغ الزائد الذي تم دفعه كان بسبب قيمة غير ملموسة في الشركة مثل السمعة والمكان المميز وقاعدة العملاء مثلاً وغيره مما يزيد من قيمة المشروف بأكثر من قيمة شرائه الطبيعية.
3- Current liabilities
هي الديون التي يجب سدادها خلال العام والحسابات التي تندرج تحت هذا المصطلح هي :
1- Accounts Payable: هذا الحساب يتتبع النقود التي يجب سدادها للموردين والبائعين وغيرهم خلال العام.
2- Sales Tax Collected: هذا الحساب يتتبع الضرائب الواجب سدادها من عمليات البيع للعملاء عادة ما يتم تجميع الضرائب ثم دفعها للجهات الحكومية المختصة بصورة شهرية.
3- Accrued Payroll Taxes: هذا الحساب يتتبع الضرائب التي تُجمع من مرتبات الموظفين ومصاريف التأمين الإجتماعي والطبي وحيث أنها لا تُدفع فوراً وإنما غالباً ما تُدفع شهرياً فإنه يجب وجود هذا الحساب لتتبعها.
4- Credit Cards Payable: هذا الحساب يتتبع كل حسابات ال Credit-cards التي يجب على المؤسسة سدادها وعادة ما يتم سداد هذه الحسابات شهرياً أو أكثر.
4- Long-term liabilities
هي الديون التي يجب سدادها بعد مدة أكثر من عام والحسابات التي تندرج تحت هذا المصطلح هي:
1- Loans Payable: هذا الحساب يتتبع كل القروض طويلة الامد وقد يكون لديك أكثر من نوع من هذا الحساب وهذا ما يفعله كثير من المؤسسات فيكون لديهم Loans Payable – Car وهكذا.
2- Notes Payable: هذا الحساب يتتبع القروض التي تأخذها المؤسسة من المؤسسات الأخرى.
5- Equity
حسابات ال Equity تتبع المالكين ومساهمتهم في المؤسسة ونسبة تملكهم فيها والحسابات التي تندرج تحت هذا المصطلح هي:
1- Common Stock: هذا الحساب يتتبع قيمة ممتلكات المستثمرين من ال Assets في القيمة المعروضه أو النسبة المتاحة للمؤسسة للمساهمة.
2- Retained Earnings: هذا الحساب يتتبع إجمالي الأرباح والخسائر منذ بداية المؤسسة في نهاية كل عام يتم حساب الربح أو الخسارة في ال income statement للتعديل على هذه القيمة.
3- Capital: هذا الحساب يتتبع القيمة المالية التي وضعها صاحب المؤسسة ليُنشئ المؤسسة وكذلك المساهمات بعد الإنشاء ويمكن أن تكون المساهمة نقدية او غير ذلك، في حالة وجود أكثر من مالك يكون هناك أكثر من حساب capital لكل مالك يُعبر عن مساهمته .
4- Drawing: هذا الحساب يتتبع الأموال التي يقوم مالك المؤسسة بسحبها خارج المؤسسة ، وأيضاً إذا كان هناك أكثر من مالك فكل منهم سيكون له حسابه.
الحسابات المطلوبة في Income-Statement هي :
هي الحسابات التي تساعد في بناء ال Income-statement وهي ملخص أرباح وخسائر المؤسسة بطريقة تفصيلية وتوضيحية في مدة زمنية معينة. وتتكون من حسابين أساسيين.
1- Revenue: حساب يتتبع كل الأموال التي تجنيها المؤسسة بشتى الطرق.
2- Expenses: حساب يتتبع كل الأموال التي تُنفقها المؤسسة.
1- Revenue
حسابات ال Revenue تتبع كل مصادر دخل المؤسسة والحسابات التي تندرج تحت هذا المصطلح هي:
1- Sales of Goods or Services: هذا الحساب يتتبع كل الأموال التي تتحصل عليها المؤسسة من بيع منتجاتها او خدماتها.
2- Sales Discounts: معظم المؤسسات تعرض خصومات وهذا الحساب يتتبع أي خصومات من أسعار المنتجات
3- Sales Returns: هذا الحساب يتتبع المعاملات المالية الخاصة بمرتجعات من العملاء.
2- Expenses
حسابات ال Expenses تتبع كل الأموال التي تُنفق في مصاريف خاصة بإنشاء المنتجات أو شرائها وغيره والحسابات التي تندرج تحت هذا المصطلح هي:
1- Purchases: يتتبع كل عمليات الشراء لكل المنتجات التي تقوم المؤسسة ببيعها.
2- Purchase Discount: يتتبع كل عمليات الخصم الذي تحصل عليه من الموردين.
3- Purchase Returns: يتتبع كل عمليات مرتجع المشتريات.
4- Freight Charges: يتتبع كل مصاريف الشحن.
5- Advertising: يتتبع كل المصاريف الخاصة بالحملات الإعلانية.
6- Bank Service Charges: يتتبع أى رسومات بنكية على حساب الشركة.
7- Dues and Subscriptions: يتتبع اشتراكات الشركة في الخدمات الأخرى.
8- Equipment Rental: يتتبع استئجار معدات معينة لمشروع قصير الأمد.
9- Insurance: يتتبع كل الأموال التي تُدفع لأي تأمينات وقد يوجد أكثر من تأمين تدفعه المؤسسة فيتم تقسيم هذا الحساب إلى عدة حسابات فرعية.
10- Legal and Accounting: يتتبع المصاريف التي تُدفع من أجل الإستشارات القانونية والحسابية.
11- Office Expense: يتتبع كل الإضافات التي تُستخدم في المكاتب مثل الأوراق والأقلام وغيره ويمكنك تقسيم هذا الحساب إلى عدة حسابات إذا أردت حيث كل حساب يتتبع الصنف الخاص به.
12- Payroll Taxes: يتتبع كل الضرائب التي تُدفع متعلقة بمرتبات الموظفين.
13- Postage: يتتبع كل المصاريف المدفوعة في الطوابع والشحن.
14- Rent Expense: تتبع مصاريف الإيجار.
15- Travel and Entertainment: تتبع كل مصاريف التي تُنفقها المؤسسة على الرحلات والوجبات وغيره.
16- Telephone: يتتبع كل فواتير الهاتف.
إنشاء جدول الحسابات
من فهمك لمؤسستك يمكنك إنشاء جدول أو شجرة الحسابات بناءً على المطلوب
يتكون الجدول عادة من الأعمدة التالية:
1- Account: اسم الحساب
2- Type : نوع الحساب من (Asset, Liability, Equity, Income, Cost of Goods Sold, or
Expense)
3- Description : وصف لنوع المعاملات التي يتم تسجيلها في هذا الحساب.
الكثير من الشركات تقوم بتعيين أرقام لهذه الحسابات فمثلاً:
1000 – 1999 لحسابات ال Assets
2000 – 2999 لحسابات ال Liabilities
3000 – 3999 لحسابات ال Equity
4000 – 4999 لحسابات Sales and Cost of Goods Sold
5000 – 6999 لحسابات ال Expense